১ রোগীর পরিবারের সদস্যরা (প্রত্যক্ষ আত্মীয়) যখন মেডিকেল রেকর্ড বা সার্টিফিকেটের কপি চাইবেন, তখন রোগীর আইডি কার্ডের কপি, আবেদনকারীর আইডি কার্ডের কপি, রোগীর নিজের হাতে সই করা সম্মতিপত্র (Consent Form) এবং পারিবারিক সম্পর্ক প্রমাণের সনদ জমা দিতে হবে।
কোনো প্রতিনিধির (Agent) মাধ্যমে আবেদন করলে
রোগীর আইডি কার্ডের কপি, আবেদনকারীর আইডি কার্ডের কপি, রোগীর স্বাক্ষর করা সম্মতিপত্র এবং আমমোক্তারনামা (Power of Attorney) জমা দিতে হবে।
(তবে, ১৪ বছরের কম বয়সী রোগীর ক্ষেত্রে আইনগত অভিভাবক এই প্রক্রিয়া সম্পন্ন করবেন এবং পারিবারিক সম্পর্কের সনদ ও অভিভাবকের আইডি কার্ডের কপি জমা দিতে হবে)।

২ আইডি কার্ড বা আইডি কার্ডের কপিতে অবশ্যই ছবি থাকতে হবে।

৩ পারিবারিক সম্পর্ক প্রমাণের সনদে রোগীর সাথে সম্পর্ক স্পষ্টভাবে উল্লেখ থাকতে হবে।

৪ সম্মতিপত্র এবং আমমোক্তারনামায় অবশ্যই নিজের হাতে স্বাক্ষর করতে হবে। এখানে কোনো সিল বা আঙুলের ছাপ গ্রহণযোগ্য নয়।

৫ সম্মতিপত্রে কোন ধরনের নথিপত্র প্রয়োজন (যেমন: নির্দিষ্ট তারিখ, রেকর্ডের ধরন ও ব্যাপ্তি) তা স্পষ্টভাবে উল্লেখ করতে হবে।

৬ যে সকল মেডিকেল রেকর্ডের জন্য ডাক্তারের মতামতের প্রয়োজন হয়, সেগুলো ইস্যু করার জন্য সংশ্লিষ্ট বিভাগে আবেদন করে ডাক্তারের সাথে পরামর্শ করতে হবে।
এর জন্য আলাদা কনসালটেশন ফি প্রযোজ্য হতে পারে।
তবে, যদি চিকিৎসা সংক্রান্ত কোনো অতিরিক্ত পরামর্শের প্রয়োজন না হয়, তবে আলাদা কোনো ফি নেওয়া হবে না।

৭ প্রয়োজনীয় কাগজপত্র: নিজের জন্য ছবিযুক্ত আইডি কার্ড, প্রতিনিধির ক্ষেত্রে রোগীর আইডি কার্ড, আবেদনকারীর আইডি কার্ড, রোগীর (বা অভিভাবকের) সম্মতিপত্র ও আমমোক্তারনামা।
(মিলিটারি সার্ভিসের মেডিকেল সার্টিফিকেটের ক্ষেত্রে ১টি কপি ইস্যু করতে ৩টি পাসপোর্ট সাইজের ছবি প্রয়োজন)।